Dit klokkenluidersbeleid heeft als doel om zowel werknemers als andere belanghebbende de mogelijkheid te bieden om inbreuken (in een werkgerelateerde context) op de Belgische wetgeving te kunnen rapporteren.

Dit zonder de angst te moeten hebben voor vergelding en om een passend onderzoeksproces te waarborgen.

Taveirne NV zet hiervoor een intern meldingskanaal op. Iedereen die een melding wenst te maken binnen het toepassingsgebied van de klokkenluiderswet, zal hiervoor in eerste instantie het interne meldingskanaal gebruiken.

Deze policy heeft geen betrekking op klachten over je dienstverband. Hiervoor verwijzen we je door naar de HR-afdeling.

Vooraleer je een melding doet onder dit klokkenluidersbeleid, vragen we je om eerst de normale rapporteringskanalen te gebruiken en dit vooraf met je leidinggevende te bespreken, voor zover deze niet bij de zaak in kwestie betrokken is.

 

 

In deze regeling verstaan we onder:

Inbreuk: handelingen of nalatigheden die:

• onrechtmatig zijn en betrekking hebben op Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 3 bedoelde materiële toepassingsgebied vallen, of
• het doel of de toepassing ondermijnen van de regels in de Uniehandeling en beleidsterreinen die binnen het in artikel 3 bedoelde materiële toepassingsgebied vallen.

Informatie over inbreuken: informatie, waaronder redelijke vermoedens, over feitelijke of mogelijke inbreuken, die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden binnen Taveirne NV waar de melder werkt of heeft gewerkt of waarmee de melder uit hoofde van zijn werk in contact is geweest, alsmede over pogingen tot verhulling van dergelijke inbreuken.

Melding: het mondeling of schriftelijk verstrekken van informatie over inbreuken.

Interne melding: het binnen Taveirne NV mondeling of schriftelijk meedelen van informatie over inbreuken.

Externe melding: het mondeling of schriftelijk meedelen van informatie over inbreuken aan de bevoegde autoriteiten.

Openbaarmaking: het mondeling of schriftelijk publiek meedelen van informatie over inbreuken.

Melder: een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten verkregen informatie over inbreuken (intern, extern of openbaar) meldt.

Betrokkene: een natuurlijke of rechtspersoon die in de (interne, externe of openbare) melding of bij de openbaarmaking wordt genoemd als persoon aan wie de inbreuken worden toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht.

Facilitator: een natuurlijke persoon die een melder bijstaat in het meldingsproces in een werkgerelateerde context en wiens bijstand vertrouwelijk moet zijn.

Represaille: een directe of indirecte handeling of nalatigheid die in een werkgerelateerde context plaatsvindt naar aanleiding van een interne of externe melding of openbaarmaking, en die tot ongerechtvaardigde benadeling van de melder (of van de facilitators of derden die verbonden zijn met de melder) leidt of kan leiden.

Opvolging: optreden van de ontvanger van een melding of een bevoegde autoriteit om de juistheid van de in de melding gedane beweringen na te gaan en de gemelde inbreuk zo nodig aan te pakken.

Feedback: het aan de melder verstrekken van informatie over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging.

Bevoegde autoriteit: de Belgische autoriteit die is aangewezen om meldingen overeenkomstig artikel 5 van dit beleid te ontvangen en de melders feedback te geven en opvolging te verzekeren.

Werkgerelateerde context: de huidige of vroegere arbeidsactiviteiten in de private sector waardoor, ongeacht de aard van die activiteiten, personen informatie kunnen verkrijgen over inbreuken en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met represailles indien zij dergelijke informatie zouden melden.

Federale coördinator: de autoriteit die belast is met de coördinatie van de externe meldingen voor de privésector overeenkomstig afdeling 4 hoofdstuk 4 van de klokkenluiderswet.

Meldingsbeheerder: de onpartijdige persoon of dienst die bevoegd is om de meldingen op te volgen, de communicatie met de melder te onderhouden, hem indien nodig om bijkomende informatie kan verzoeken, hem feedback te verstekken en indien van toepassing meldingen te ontvangen.

 

 

• werknemers
• iedereen die in een werkgerelateerde context kennisneemt van inbreuken op het Europese Unierecht en/of inbreuken die de Belgische Wetgever aan het toepassingsgebied van de Belgische klokkenluidersregeling heeft toegevoegd of zal toevoegen.
• andere: (vb. klanten, ….)

“Werkgerelateerde context” betekent dat naast (ex-)werknemers ook stagiairs, leveranciers, zelfstandigen, aandeelhouders, sollicitanten enzovoort die op een duurzame manier samenwerken met Taveirne NV een melding kunnen maken.

Concreet kan een melder melding maken van inbreuken of zaken waarvan hij te goeder trouw meent dat ze een inbreuk betekenen op een van de volgende gebieden:

• overheidsopdrachten;
• financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
• productveiligheid en productconformiteit;
• veiligheid van het vervoer;
• bescherming van het milieu;
• stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
• veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
• volksgezondheid;
• consumentenbescherming;
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informaticasystemen;
• inbreuken waardoor de financiële belangen van de Europese Unie worden geschaad;
• inbreuken in verband met de interne markt (mededinging en staatssteun; inbreuken op vennootschapsbelasting; constructies die erop gericht zijn onterecht een belastingvoordeel te krijgen.
• bestrijding van belastingfraude
• sociale fraudebestrijding

 

 

 Een persoon die een inbreuk vaststelt of redelijke vermoedens heeft dat er een inbreuk is of zal plaatsvinden die indruist tegen één of meerdere van de in artikel 3 vermelde gebieden, en waar Taveirne NV bij betrokken is, kan dit altijd melden via het meest geschikte en toegankelijke kanaal.

De melder kan zijn melding doen via het mailadres klokkenluider@taveirne.be  met gebruik van het formulier ‘interne melding klokkenluider’, bijgevoegd als bijlage aan deze policy. Dit formulier is ook terug te vinden op onze website.

Melders kunnen ook verzoeken om binnen een redelijke termijn een inbreuk te melden via een fysieke ontmoeting.

Een dergelijke fysieke melding kan ook op afspraak bij de preventiedienst/vertrouwenspersoon via het nummer +32 (0)50 22 07 49.

 

Er is een mogelijkheid om de melding anoniem te doen. Indien je je identiteit niet kenbaar wenst te maken, dien je aan te geven op welke manier de meldingsbeheerder je kan contacteren voor feedback of dien je de meldingsbeheerder zelf opnieuw te contacteren.

 

• De ontvangen meldingen worden geregistreerd en binnen de 7 kalenderdagen na de melding krijgt de melder een ontvangstbewijs.
• De meldingen worden intern beheerd, zij worden onderzocht, gecontroleerd, opgeslagen en behandeld door een onafhankelijk persoon (meldingsbeheerder), die de communicatie met de klokkenluier zal onderhouden.
• De onafhankelijke partij binnen Taveirne NV is hierbij de preventiedienst/vertrouwenspersoon.
• Ten laatste na 3 maanden krijgt de melder feedback over de resultaten van het onderzoek dat werd gevoerd naar aanleiding van de melding, op voorwaarde dat deze melding valt binnen het wettelijk kader van de klokkenluidersregeling.

 

 

De melder die geen interne melding wil doen, kan ook een beroep doen op een extern meldingskanaal.

De externe meldingen gebeuren bij de federale ombudsman.

• Telefonische melding via telefoonnummer: +32 (0)80 099 961
• Melding per e-mail via integriteit@federaalombudsman.be
• Melding via de website van de bevoegde autoriteit: https://www.federaalombudsman.be/nl/centrum-integriteit/klokkenluiders

De melder kan ook verzoeken om binnen een redelijke termijn een inbreuk te melden via een fysieke ontmoeting.

Een dergelijke fysieke melding kan na afspraak bij de federale ombudsman.

 

 

Een publieke openbaarmaking is slechts toegestaan indien:

• De interne en externe meldingen onbehandeld blijven en er worden geen passende maatregelen genomen.
• De melder heeft redelijke gronden om aan te nemen dat de inbreuk een dreigend of reeel gevaar vormt voor het algemeen belang.
• Risico op represailles in geval van externe melding / niet waarschijnlijk dat de inbreuk doeltreffend zal worden verholpen omwille van bijzondere omstandigheden van de zaak.

 

 

Taveirne NV zorgt ervoor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die door Taveirne NV als bevoegde personen werden aangeduid. Alle meldingen en daarop volgende onderzoeksrapporten en/of vaststellingsrapporten, beslissingen …, worden met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid behandeld.

Taveirne NV hanteert een strikte ‘need to know’-basis voor het bekendmaken van relevante informatie aan werknemers of derden. Alle werknemers die betrokken zijn bij de ontvangstmelding, of opvolging van meldingen, zullen een strikte geheimhouding handhaven over de inhoud van meldingen, rapporten, beslissingen … en dit voor zover de toepasselijke wetgeving dat toelaat.

 

 

De identiteit van de melder blijft strik vertrouwelijk en kan slechts in een beperkt aantal wettelijke gevallen bekendgemaakt worden aan andere personen dan zij die bevoegd zijn.

• Wanneer de melder hiervoor zijn/haar vrije en uitdrukkelijke toestemming geeft
• Op basis van een verplichting die voortvloeit uit een wetgeving in het kader van onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures (onder andere om de rechten van verdediging van de betrokkene te waarborgen)

Taveirne NV garandeert dat de melder beschermd wordt tegen represailles. De melder kan niet aansprakelijk worden gesteld voor een melding als deze redelijke gronden had om aan te nemen dat de melding noodzakelijk was voor het bekendmaken van een inbreuk.

In deze situatie kan er geen professionele sanctie worden opgelegd als gevolg van een dergelijke melding.

Indien de melder toch represailles ondervindt, kan deze een schadevergoeding vorderen.

 

Alleen de melders die aan de volgende voorwaarden voldoen vallen onder deze bescherming

• Gegronde redenen om aan te nemen dat de gemelde informatie correct is en ter goeder trouw
• De melding dient te gebeuren via de juiste weg: dit betekent dat de melder in eerste instantie zoveel mogelijk gebruikmaakt van de voorziene interne meldingskanalen.

Pas als er geen intern kanaal is, of als een externe melding zonder gevolg blijft, kan een melding openbaar gemaakt worden.

 

 Elke melder die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd te worden met een represaille, kan een met redenen omklede klacht indienen bij de federale coördinator van de bevoegde autoriteit, die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart.

De federale coördinator van de bevoegde autoriteit verifieert het bestaan van een redelijk vermoeden van een represaille.

De bewijslast dat het geen represaille is, valt ten laste van Taveirne NV.

Neemt Taveirne NV een maatregel tegen een melder die binnen het wettelijk kader valt en kan aangetoond worden dat de redenen voor die maatregel vreemd zijn aan de melding, dan is deze maatregel geen represaille.

 

 

Taveirne NV zal enkel die meldingen behandelen die te goeder trouw werden gedaan en die binnen het toepassingsgebied van de klokkenluiderswet vallen.

Werknemers die te kwader trouw een melding maken, met het oogmerk om te schaden, genieten geen bescherming.

Bij het te kwader trouw maken van een melding, stelt de betrokken werknemer zich in het bijzonder bloot aan de sancties die deel uitmaken van het arbeidsreglement, met inbegrip van de ultieme maatregel van ontslag.

De wetgever heeft eveneens voorzien in sancties ten aanzien van de melder wanneer wordt vastgesteld dat hij/zij bewust valse informatie heeft gemeld of openbaar gemaakt heeft of indien hij/zij misbruikt maakte van de meldingsprocedure.

 

 

Taveirne NV houdt een register bij van alle meldingen, waarin zowel de ontvangst van de melding, het onderzoek ernaar en de oplossing ervan worden opgevolgd. De meldingen worden in dit register bewaard zolang de contractuele relatie tussen de melder en de werkgever loop. Onderzoeksrapporten en ondersteunende informatie worden minimaal tot vijf jaar na het einde van het onderzoek bewaard.

 

 

Alle persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”).

De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt met als doel het uitvoeren van de vereiste onderzoeken op grond van een wettelijke verplichting en enkel de strikt noodzakelijke gegevens worden verwerkt.

De gegevens kunnen gedeeld worden met overheidsinstanties indien de melding informatie bevat die wettelijk verplicht moet doorgegeven worden of met andere externe partijen die bij een onderzoek betrokken zijn.

Taveirne NV bewaart alle persoonsgegevens minstens zolang de contractuele relatie tussen de melder en de werkgever loopt en maximaal gedurende de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen.

Alle betrokkenen hebben recht om te verzoeken tot toegang, rectificatie, uitwissing van en bezwaar tegen de verwerking van hun persoonsgegevens.

Deze verzoeken kunnen gericht worden aan GDPR@taveirne.be.

Alle betrokkenen hebben het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

De functionaris voor gegevensbescherming binnen Taveirne NV is te bereiken op GDPR@taveirne.be .

 

 

Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens wordt belast met het toepassen van of toezien op de ondersteuningsmaatregelen, zowel in geval van een interne melding, een externe melding als een openbaarmaking.

De melder heeft, naargelang het geval, toegang tot de volgende ondersteuningsmaatregelen:

• volledige en onafhankelijke informatie en adviezen, die gemakkelijk en kosteloos toegankelijk zijn, over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles, alsmede over de rechten van de betrokkene, met inbegrip van zijn rechten op het vlak van bescherming van persoonsgegevens; de melder moet bovendien worden geïnformeerd dat hij in aanmerking komt voor de beschermingsmaatregelen waarin deze wet voorziet;
• technisch advies ten aanzien van elke autoriteit die betrokken is bij de bescherming van de melder;
• rechtsbijstand in grensoverschrijdende strafrechtelijke en burgerlijke procedures overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/1919 en Richtlijn 2008/52/EG van het Europees Parlement en de Raad en rechtsbijstand in andere procedures alsook juridisch advies of andere juridische bijstand, overeenkomstig de bepalingen betreffende de juridische tweedelijnsbijstand en de rechtsbijstand.
• ondersteunende maatregelen, waaronder technische, psychologische, mediagerelateerde en sociale ondersteuning, voor de melder;
• financiële bijstand aan de melder in het kader van gerechtelijke procedures.