Cette politique de dénonciation vise à permettre tant aux employés qu’aux autres parties intéressées de signaler des infractions (dans un contexte professionnel) à la législation belge.

Ceci sans avoir à craindre de représailles et afin de garantir un processus d’enquête approprié.

Taveirne NV met en place un canal de signalement interne à cette fin. Toute personne souhaitant faire un rapport dans le cadre de la loi sur les dénonciations utilisera d’abord le canal de signalement interne à cette fin.

Cette politique ne couvre pas les plaintes relatives à votre emploi. Pour ce faire, nous vous renvoyons au département des ressources humaines.

Avant de faire un rapport dans le cadre de cette politique de dénonciation, nous vous demandons d’utiliser d’abord les voies normales de signalement et d’en discuter au préalable avec votre supérieur hiérarchique, pour autant qu’il ne soit pas impliqué dans l’affaire en question.

 

 

Dans le présent règlement, nous entendons par :

Infraction : les actes ou omissions qui :

• sont illicites et concernent des actes et des politiques de l’Union relevant du champ d’application matériel visé à l’article 3, ou
• compromettent l’objectif ou l’application des règles dans les domaines des actes et politiques de l’Union relevant du champ d’application matériel visé à l’article 3.

Informations sur les infractions : informations, y compris les soupçons raisonnables, sur les infractions réelles ou potentielles qui ont eu lieu ou sont très susceptibles d’avoir lieu au sein de la NV Taveirne où le reporter travaille ou a travaillé ou avec laquelle le reporter a été en contact dans le cadre de son travail, ainsi que sur les tentatives de dissimulation de ces infractions.

Rapport : la communication orale ou écrite d’informations sur les infractions.

Rapport interne : la communication orale ou écrite d’informations sur des violations au sein de Taveirne NV.

Rapport externe : communication orale ou écrite d’informations sur des violations aux autorités compétentes.

Divulgation : la communication publique, orale ou écrite, d’informations sur des violations.

Déclarant : une personne physique qui rapporte des informations sur des violations (internes, externes ou publiques) obtenues dans le cadre de ses activités professionnelles.

Personne concernée : une personne physique ou morale nommée dans le rapport (interne, externe ou public) ou la divulgation en tant que personne à laquelle des infractions sont attribuées ou avec laquelle cette personne est associée.

Facilitateur : personne physique qui aide un déclarant dans le processus de déclaration dans un contexte professionnel et dont l’aide doit être confidentielle.

Représailles : un acte ou une omission directe ou indirecte qui se produit dans un contexte professionnel à la suite d’un rapport ou d’une divulgation interne ou externe, et qui cause ou peut causer un préjudice injustifié au déclarant (ou aux facilitateurs ou aux tiers associés au déclarant).

Suivi : action du destinataire d’un rapport ou d’une autorité compétente visant à vérifier l’exactitude des allégations formulées dans le rapport et à remédier à la violation signalée, le cas échéant.

Retour d’information : fourniture au déclarant d’informations sur les mesures prévues ou prises dans le cadre du suivi et sur les raisons de ce suivi.

Autorité compétente : l’autorité belge désignée pour recevoir les rapports conformément à l’article 5 de la présente politique, pour fournir un retour d’information aux rapporteurs et pour assurer le suivi.

Contexte professionnel : les activités professionnelles actuelles ou passées dans le secteur privé par lesquelles, quelle que soit la nature de ces activités, des personnes peuvent obtenir des informations sur des violations et où ces personnes pourraient subir des représailles si elles devaient signaler ces informations.

Coordinateur fédéral : l’autorité responsable de la coordination des rapports externes pour le secteur privé conformément à la section 4, chapitre 4, de la loi sur la dénonciation.

Responsable du signalement : la personne ou le service impartial habilité à assurer le suivi des signalements, à maintenir la communication avec l’auteur du signalement, à lui demander des informations complémentaires si nécessaire, à lui fournir un retour d’information et à recevoir des rapports le cas échéant.

 

 

• les employés
• toute personne qui, dans un contexte professionnel, a connaissance d’infractions à la législation de l’Union européenne et/ou d’infractions que le législateur belge a ajouté ou ajoutera au champ d’application de la réglementation belge en matière de dénonciation.
• d’autres personnes : (par exemple, clients, ….)

Le « contexte professionnel » signifie qu’outre les (anciens) employés, les stagiaires, les fournisseurs, les indépendants, les actionnaires, les candidats à l’emploi, etc. qui collaborent de manière durable avec Taveirne NV peuvent également faire un rapport.

Plus précisément, un rapporteur peut signaler des infractions ou des faits qu’il estime de bonne foi être des infractions dans l’un des domaines suivants :

• marchés publics ;
• services, produits et marchés financiers, prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme ;
• la sécurité et la conformité des produits ;
• la sécurité des transports ;
• protection de l’environnement ;
• la radioprotection et la sûreté nucléaire ;
• la sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, la santé et le bien-être des animaux ;
• la santé publique ;
• la protection des consommateurs ;
• la protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et la sécurité des réseaux et des systèmes d’information ;
• les infractions contre les intérêts financiers de l’Union européenne ;
• les infractions au marché intérieur (concurrence et aides d’État) ; les infractions à l’impôt sur les sociétés ; les constructions visant à obtenir indûment un avantage fiscal.
• lutte contre la fraude fiscale
• lutte contre la fraude sociale

 

 

Une personne qui découvre une infraction ou qui a des soupçons raisonnables qu’une infraction a été ou sera commise en violation d’un ou de plusieurs des domaines mentionnés à l’article 3, et dans laquelle Taveirne NV est impliquée, peut toujours le signaler par le biais du canal le plus approprié et le plus accessible.

Le rapporteur peut faire son rapport via l’adresse électronique klokkenluider@taveirne.be en utilisant le formulaire « rapport de dénonciation interne« , joint en annexe à la présente politique. Ce formulaire est également disponible sur notre site web.

Les rapporteurs peuvent également demander à signaler une infraction par le biais d’une rencontre physique dans un délai raisonnable.

Un tel rapport physique peut également être effectué sur rendez-vous avec le service de prévention/conseiller confidentiel au +32 (0)50 22 07 49.

 

4.2 Rapports anonymes

Il est possible de faire un rapport anonyme. Si vous ne souhaitez pas révéler votre identité, vous devez indiquer la manière dont le responsable du signalement peut vous contacter pour obtenir un retour d’information ou vous devez reprendre contact avec le responsable du signalement vous-même.

 

4.3 Traitement de la notification

• Les rapports reçus sont enregistrés et, dans les sept jours civils suivant le rapport, le déclarant reçoit un récépissé.
• Les notifications sont gérées en interne, elles sont examinées, vérifiées, stockées et traitées par une personne indépendante (gestionnaire des notifications), qui maintient la communication avec le dénonciateur.
• Dans le cas présent, la partie indépendante au sein de Taveirne NV est le service de prévention/fiduciaire.
• Au plus tard après 3 mois, l’auteur de la notification recevra un retour d’information sur les résultats de l’enquête menée à la suite de la notification, pour autant que cette notification s’inscrive dans le cadre juridique de la réglementation sur les dénonciations.

 

 

5.1 Canaux d’information externes

Le rapporteur qui ne souhaite pas faire un rapport interne peut également utiliser un canal de rapport externe.

Les rapports externes sont adressés au Médiateur fédéral.

• Rapport par téléphone au numéro +32 (0)80 099 961
• Signalement par e-mail via integriteit@federaalombudsman.be
• Rapport via le site web de l’autorité compétente : https://www.federaalombudsman.be/nl/centrum-integriteit/klokkenluiders

Le déclarant peut également demander à signaler une infraction par une rencontre physique dans un délai raisonnable.

Un tel rapport physique peut être effectué sur rendez-vous avec le Médiateur fédéral.

 

Une divulgation publique n’est autorisée que si

• Les rapports internes et externes ne sont pas traités et aucune mesure appropriée n’est prise.
• Le rapporteur a des motifs raisonnables de croire que la violation constitue un danger imminent ou réel pour l’intérêt public.
• Risque de représailles en cas de signalement externe / peu de chances de remédier efficacement à la violation en raison des circonstances particulières de l’affaire.

 

Taveirne SA veille à ce que les informations contenues dans le rapport soient conservées de manière à n’être accessibles physiquement et numériquement qu’aux personnes désignées par Taveirne SA comme étant des personnes autorisées. Tous les rapports et les rapports d’enquête ultérieurs et/ou les rapports de détermination, les décisions …, sont traités avec la plus grande confidentialité.

Taveirne NV s’en tient strictement au principe du « besoin de savoir » pour divulguer les informations pertinentes à ses employés ou à des tiers. Tous les employés impliqués dans la réception des rapports ou dans le suivi des rapports, maintiendront une stricte confidentialité sur le contenu des rapports, des rapports, des décisions … et ce, dans la mesure où la loi applicable le permet.

 

 

8.1 Quelle protection ?

L’identité du reporter reste strictement confidentielle et ne peut être divulguée à des personnes autres que celles autorisées par la loi que dans un nombre limité de cas.

• Lorsque le reporter y consent librement et expressément
• Sur la base d’une obligation découlant de la législation dans le cadre d’enquêtes menées par les autorités nationales ou de procédures judiciaires (notamment pour garantir les droits de la défense de la personne concernée).

Taveirne NV garantit que le reporter sera protégé contre les représailles. Le notifiant ne peut être tenu responsable d’une déclaration s’il avait des motifs raisonnables de croire que la déclaration était nécessaire pour révéler une infraction.

Dans ce cas, aucune sanction professionnelle ne peut être imposée à la suite d’un tel rapport.

Si l’auteur du signalement subit encore des représailles, il peut demander des dommages et intérêts.

 

8.2 Quand le rapporteur est-il protégé ?

Seuls les rapporteurs qui remplissent les conditions suivantes bénéficient de cette protection

• Il existe des motifs raisonnables de croire que les informations rapportées sont correctes et de bonne foi.
• Le rapport doit être fait par la voie appropriée : cela signifie que le rapporteur utilise autant que possible les voies de communication internes prévues à cet effet en premier lieu.
• Ce n’est que s’il n’y a pas de canal interne, ou si un rapport externe reste lettre morte, qu’un rapport peut être rendu public.

 

8.3 Procédure de plainte

Tout reporter qui s’estime victime ou menacé de représailles peut introduire une plainte motivée auprès du coordinateur fédéral de l’autorité compétente, qui entame une procédure de protection extrajudiciaire.

Le coordinateur fédéral de l’autorité compétente vérifie l’existence d’un soupçon raisonnable de représailles.

La charge de la preuve qu’il ne s’agit pas de représailles incombe à la SA Taveirne.

Si la SA Taveirne prend une mesure à l’encontre d’un journaliste qui s’inscrit dans le cadre légal et qu’il peut être démontré que les raisons de cette mesure sont étrangères au rapport, cette mesure n’est pas une mesure de représailles.

 

 

Taveirne NV ne traitera que les rapports effectués de bonne foi et entrant dans le champ d’application de la loi sur les dénonciations.

Les employés qui font un rapport de mauvaise foi, avec l’intention de nuire, ne bénéficient d’aucune protection.

En faisant une dénonciation de mauvaise foi, le salarié concerné s’expose notamment aux sanctions prévues par la réglementation du travail, y compris la mesure ultime du licenciement.

Le législateur a également prévu des sanctions à l’encontre du déclarant s’il s’avère qu’il a sciemment rapporté ou divulgué de fausses informations ou qu’il a abusé de la procédure de déclaration.

 

 

Taveirne NV tient un registre de tous les rapports, dans lequel la réception du rapport, son enquête et sa résolution sont suivies. Les rapports sont conservés dans ce registre aussi longtemps que dure la relation contractuelle entre le déclarant et l’employeur. Les rapports d’enquête et les informations connexes sont conservés pendant au moins cinq ans après la fin de l’enquête.

 

Toutes les données à caractère personnel sont traitées conformément à la législation applicable en matière de protection des données, y compris le règlement général sur la protection des données (« RGPD »).

Les données à caractère personnel ne seront traitées que dans le but d’effectuer les enquêtes requises en vertu d’une obligation légale et seules les données strictement nécessaires seront traitées.

Les données peuvent être partagées avec les autorités publiques si le rapport contient des informations qui doivent être transmises en vertu de la loi ou avec d’autres parties externes impliquées dans une enquête.

La SA Taveirne conserve toutes les données à caractère personnel au moins pendant la durée de la relation contractuelle entre le rapporteur et l’employeur et au maximum pendant le délai de prescription applicable à toute action en justice.

Toutes les personnes concernées ont le droit de demander l’accès, la rectification, l’effacement et l’opposition au traitement de leurs données personnelles.

Ces demandes peuvent être adressées à GDPR@taveirne.be.

Toutes les personnes concernées ont le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données.

Le délégué à la protection des données de Taveirne NV peut être contacté à l’adresse suivante : GDPR@taveirne.be .

 

L’Institut fédéral de protection et de promotion des droits de l’homme est chargé de la mise en œuvre ou du suivi des mesures de soutien, qu’il s’agisse d’un rapport interne, d’un rapport externe ou d’une divulgation.

Le rapporteur a accès aux mesures de soutien suivantes, selon le cas :

• des informations et des conseils complets et indépendants, facilement accessibles et gratuits, sur les recours et les procédures disponibles qui offrent une protection contre les représailles, ainsi que sur les droits de la personne concernée, y compris ses droits en matière de protection des données à caractère personnel ; en outre, le déclarant doit être informé qu’il peut bénéficier des mesures de protection prévues par la présente loi ;
• des conseils techniques concernant toute autorité impliquée dans la protection de l’auteur du signalement ;
• l’assistance juridique dans les procédures pénales et civiles transfrontalières, conformément à la directive (UE) 2016/1919 et à la directive 2008/52/CE du Parlement européen et du Conseil, et l’assistance juridique dans d’autres procédures, ainsi que les conseils juridiques ou toute autre assistance juridique, conformément aux dispositions relatives à l’assistance juridique de deuxième ligne et à l’aide juridique.
• des mesures de soutien, y compris un soutien technique, psychologique, médiatique et social, pour le reporter ;
• l’assistance financière au rapporteur dans le cadre de la procédure judiciaire.